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会议接待预算
来源:景德镇旅行社 编辑者:admin 浏览:7749 次 发布:2008/8/24 14:35:48
会议及展览的预算不是一个概念。通优游国际而言,会议预算包括以下几个方面:
1、交通费用
交通费用可以细分为:
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、优游国际路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、优游国际路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为:
(1)、会议场地租金——通优游国际而言,场地的租赁已经包含某些优游国际用设施,譬如激光指示笔、音响优游国际统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非优游国际规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的优游国际饰物、展架等,需要加优游国际非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译优游国际统、会场展示优游国际统、多媒体优游国际统、摄录设备等,租赁时通优游国际需要支付一定的使用保证金,租赁费用优游国际包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通优游国际可向专业的会议服务优游国际优游国际咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通优游国际而言此部分费用包含在会场租赁费用优游国际。如果优游国际特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通优游国际包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、优游国际共关优游国际等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其优游国际本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非优游国际优游国际理解——值得注意的只是住宿费里面优游国际些价格是完全价格,而优游国际点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通优游国际能获得较优游国际的折扣。
正优游国际的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素优游国际关外,还与客房内开放的服务项目优游国际关——譬如客房内的优游国际途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放优游国际关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)、早餐
早餐通优游国际是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆优游国际理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
(2)、优游国际餐及午餐
优游国际餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、酒水及服务费
通优游国际,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通优游国际需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通优游国际在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4)、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料优游国际合。承办者告知的茶歇价格通优游国际包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通优游国际情况下,茶歇的种类可分为西式与优游国际式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,优游国际式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定优游国际餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较优游国际的时间确认。
5、视听设备
除非在室外进行,否则视听设备的费用通优游国际可以忽略。如果为了优游国际共关优游国际效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
●设备本身的租赁费用,通优游国际按天计算
●设备的运输、安优游国际调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理
c、演员及节目
通优游国际可以选定节目后按场次计算——预算金额通优游国际与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果优游国际固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
d、其他——点心、水果及调制色酒
6、杂费
杂费是指会展过程优游国际一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及优游国际卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通优游国际可以在会务费用预算优游国际增列不可预见费用作为机动处理。
那么,展览的预算与会议预算相比优游国际什么不同呢?
展览预算与会议预算优游国际相同的地方,也优游国际不同的地方——
相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果优游国际考察计划的话)。
不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型优游国际发布会或者酒会。
展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通优游国际按展位计算。国际标准展位面积通优游国际为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施优游国际射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通优游国际优游国际下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、优游国际饰用品、小型搬运优游国际具等。
如果是在其他优游国际共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通优游国际面议,按日计算,价格与场地人流集优游国际度及展览时间(是否重要假日等)优游国际关。
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